1.1 L’Institut :
L’Institut de la gestion financière du Canada (IGF Canada) se compose du Conseil d’administration national, des sections affiliées et des membres qui appartiennent à la section de leur choix.

1.2 La Section :
La Section de la Capitale de l’Institut de la gestion financière (SC-IGF) se compose du  Conseil d’administration et des membres.  La Section fonctionne généralement en vertu des lettres patentes de IGF Canada (annexe A) et conformément aux règlements IGF Canada (annexe B).

1.3 Le Conseil d’administration :
Le Conseil d’administration mentionné dans les présents statuts désigne le Conseil d’administration de la SC-IGF, sauf indication contraire.

2.1 Les objectifs de la SC-IGF sont :

1. être le promoteur principal et la meilleure source au Canada de pratiques de gestion financière exemplaires reliées à la responsabilisation, l’économie, efficience et l’efficacité dans la gestion des ressources du secteur public.
   
   
2. aider ses membres à mieux comprendre les pratiques de gestion des ressources dans le secteur public grâce à des rencontres, des journées de perfectionnement professionnel, des séminaires et conférences, à des articles et bulletins d’information publiés dans le journal igf, et à tout autre moyen approprié, tel que déterminé par le Conseil d’administration.
   
   
3. organiser des activités d’apprentissage continu et de réseautage pour les membres afin d’améliorer leur connaissance des nouvelles pratiques de gestion des ressources du secteur public.
   
   
4. favoriser et encourager activement le réseautage entre les membres et l’ensemble de la collectivité de la gestion des ressources du secteur public.

3.1 Toute personne intéressée à la gestion des ressources du secteur public peut être membre de la Section.

3.2 Il y a deux (2) catégories de membres :

1. membres réguliers;
2. membres honoraires.

3.3 L’année d’adhésion sera conforme avec l’année financière de la SC-IGF (juillet à juin).

3.4 Les membres réguliers sont les membres qui paient les frais d’adhésion individuels annuels. Les membres réguliers ont le droit de vote.

3.5 Les membres honoraires sont les personnes à qui le Conseil d’administration accorde gratuitement le statut de membre à titre de reconnaissance de leur contribution exceptionnelle au développement de la collectivité de la gestion des ressources du secteur public.  Ils ne sont pas tenus de payer les droits d’adhésion annuels.  À chaque année, le Conseil d’administration peut conférer le statut de membre honoraire à un maximum de trois (3) personnes.  Les membres honoraires autres que les anciens présidents de la Section de la Capitale n’ont pas de droit de vote.

4.1 Les frais d’adhésion comprennent un montant déterminé par le Conseil d’administration d’IGF Canada et un montant déterminé par le Conseil d’administration de la Section de la Capitale. Les frais d’adhésion des membres réguliers sont ratifiés par les membres de la SC-IGF à l’assemblée générale annuelle de la Section.

4.2 Tout membre qui ne s’acquitte pas des frais d’adhésion en deçà de trois (3) mois de la fin de la période d’adhésion payée verra son adhésion à la SC-IGF suspendue jusqu’à l’acquittement des frais.

5.1 Les actifs et les opérations de la Section sont gérées par un Conseil d’administration composé d’au plus vingt (20) membres. Les directeurs doivent être des membres réguliers en règle.

5.2 À chaque assemblée générale annuelle de la Section, des élections ont lieu pour combler les postes vacants au Conseil d’administration. Le Conseil d’administration désigne un Comité des candidatures composé de trois (3) membres :

1. le président sortant, qui préside le Comité;
2. un membre du Conseil qui ne cherche pas à se faire élire aux postes de vice-président ou de président;
3. Un troisieme membre en regle de SC-IGF.

Le Comité des candidatures accepte les mises en candidature pour les postes de directeurs à combler. Les directeurs sont élus à partir d’une liste de candidats, à un mandat de deux (2) ans.

5.3 Le Conseil d’administration peut prendre des dispositions afin de combler toute vacance créée par le départ d’un directeur. De plus, le Conseil d’administration peut désigner jusqu’à trois (3) autres directeurs, sous réserve de la limite imposée à l’alinéa 5.1. Toute personne ainsi désignée exerce ses fonctions jusqu’à la prochaine assemblée générale annuelle de la SC-IGF.

5.4 Tout directeur peut être démis de ses fonctions par l’adoption d’une résolution approuvée par les deux tiers (2/3) des membres du Conseil d’administration.

5.5 Les directeurs ne reçoivent pas, en tant que tel, de rémunération pour leurs services.

5.6 Tout directeur de la SC-IGF ou toute autre personne qui a accepté ou est en voie d’accepter d’assumer une responsabilité au nom de la SC-IGF pourra être indemnisée ou dédommagée par la SC-IGF, dans le cadre de l’exécution des devoirs de sa charge.

6.1 Le Comité exécutif de la SC-IGF sera composé des directeurs suivants :

1. Président
2. Vice-président
3. Président sortant
4. Secrétaire
5. Trésorier

6.2 Assujetti aux directives et autorisations du Conseil d’administration, le Comité exécutif est imputable au Conseil d’administration et existe afin d’appuyer le mandat, la vision et les objectifs de la SC-IGF. Le Comité exécutif exercera une surveillance générale et le contrôle jour-à-jour de l’administration et de l’opération des activités et affaires de la SC-IGF.

6.3 Le Comité exécutif peut nommer des agents et embaucher du personnel comme il le juge nécessaire de temps à autre, et ce à l’intérieur des restrictions budgétaires pré-approuvées. Ces personnes auront les autorités et exécuteront les tâches prescrites par le Comité exécutif au moment de leur nomination.

6.4 Tous les contrats d’emploi ou de services professionnels seront signés par le président et un autre membre du Comité exécutif. Ces contrats seront déposés à une réunion du Comité exécutif et peuvent être rendus disponibles aux autres membres du Conseil d’administration sur demande.

7.1 Les paragraphes qui suivent définissent de façon générale les responsabilités du Comité exécutif et des directeurs

7.2 Le président préside toutes les réunions des membres, du Conseil d’administration et du Comité exécutif de la SC-IGF. Le président représente la SC-IGF en toutes choses, à moins que cette fonction ne soit déléguée à quelqu’un d’autre, oriente et dirige le Comité exécutif et le Conseil, et agit dans l’intérêt de la Section en tout temps.

7.3 En l’absence ou dans l’incapacité du président, le vice-président exerce les fonctions et les pouvoirs du président et s’acquitte de toute autre fonction imposée par le Conseil d’administration.

7.4 Le secrétaire rédige l’ordre du jour des réunions et tient les procès-verbaux nécessaires à la SC-IGF. Le secrétaire avise les directeurs et les membres de la tenue des réunions, tel que l’exigent les présents règlements. Le secrétaire avise le directeur concerné relativement à toute résolution ou à toute politique que le directeur est tenu de mettre en vigueur. Il a la garde des documents officiels, des dossiers, de la correspondance et des contrats de la SC-IGF.  Le secrétaire peut demander l’aide de l’administrateur dans l’exécution de ces tâches.

7.5 Le trésorier est responsable des activités financières de la Section pendant son mandat, jusqu’au moment où le vérificateur dépose son rapport pour l’exercice à l’étude. Le trésorier veille à tenir des comptes exhaustifs et exacts sur l’actif, le passif, les rentrées de fonds et les débours de la SC-IGF. Il rend compte, au Conseil d’administration et aux membres, de toutes les opérations et de l’état de la situation financière de la SC-IGF, tel que l’exige le Conseil.

7.6 Le dernier président sortant agit à titre consultatif auprès du Conseil d’administration.

7.7 Les fonctions de tous les autres directeurs du Conseil d’administration sont définies au besoin par le président.

7.8 Le président, le vice-président ou le trésorier peut autoriser certaines dépenses, jusqu’à concurrence du plafond approuvé chaque année par le Conseil, concernant des articles qui n’étaient par ailleurs pas prévus au budget. La dépense ainsi autorisée est signalée au Conseil à la réunion suivante.

7.9 Le Comité exécutif peut désigner les agents et engager les employés qu’il juge nécessaires. Ces personnes détiennent alors les pouvoirs et exercent les fonctions qui sont déterminés par le Comité exécutif au moment de leur désignation. Ces désignations sont signalées au Conseil à la réunion suivante. La rémunération de tous les agents et employés est fixée par l’adoption d’une résolution du Conseil d’administration.

7.10 Les directeurs et les membres du Comité exécutif ne reçoivent à proprement parler aucune rémunération déclarée pour leurs services (tel que mentionné à l’alinéa 5.5). Des dépenses raisonnables leur sont permises pour assister à chaque réunion régulière et aux réunions extraordinaires du Conseil d’administration et pour s’acquitter de leurs fonctions, selon l’approbation du trésorier ou du président.

7.11 Les directeurs et les membres du Comité exécutif doivent se retirer de toute décision pouvant leur rapporter un bénéfice, direct ou indirect, ou pouvant créer un conflit d’intérêts.

8.1 Le Conseil d’administration tient au moins quatre (4) réunions par année dont une (1) immédiatement avant l’assemblée générale annuelle des membres et les trois (3) autres à un intervalle d’environ trois (3) mois, à la date et à l’endroit choisis par le président.  Le Conseil d’administration peut aussi tenir d’autres réunions à la date et à l’endroit choisis par le président.

8.2 À la demande d’au moins sept (7) directeurs, le secrétaire convoque une réunion du Conseil d’administration. Le secrétaire convoque cette réunion dans les trente (30) jours suivant la demande.

8.3 L’ordre du jour de chacune des réunions du Conseil d’administration est remis à tous les directeurs au moins deux (2) jours avant la réunion.  Si la majorité des directeurs présents y consentent, des éléments nouveaux ou supplémentaires peuvent être discutés lors de la réunion, à l’exception des questions portant sur les rubriques « Frais d’adhésion » et « Modification des règlements ».

8.4 À toutes les réunions du Conseil d’administration, la présence de sept (7) directeurs en fonction constitue le quorum nécessaire à la conduite des affaires.

8.5 N’importe quel membre de la SC-IGF peut demander à assister comme observateur à une réunion du Conseil d’administration en communiquant sa demande au président quelques jours à l’avance de la réunion. De telles demandes seront acceptées à moins que le Conseil d’administration ait à discuter des questions confidentielles ou sensibles.

8.6 Le Conseil d’administration peut démettre un administrateur de ses fonctions, sous réserve de l’alinéa 5.4, si ce directeur manque trois (3) réunions consécutives.

9.1 Le Comité exécutif se réunit à l’heure et l’endroit désignés par le président.  À la demande de trois (3) des membres du Comité exécutif, le secrétaire convoque une réunion dans les vingt-et-un (21) jours suivant la demande.

9.2 À toutes les réunions du Comité exécutif, trois (3) membres du comité constituent le quorum nécessaire à la conduite des affaires.

10.1 L’assemblée générale annuelle de la SC-IGF a lieu à l’heure et à l’endroit choisis par le Conseil d’administration.  L’assemblée générale annuelle de la SC-IGF a lieu au cours de chaque année civile mais jamais plus de quatorze (14) mois après la dernière assemblée générale annuelle de la SC-IGF.

10.2 Les réunions spéciales des membres de la SC-IGF peuvent avoir lieu à la date et à l’endroit choisis par le Conseil d’administration, ou à la demande d’au moins cinquante (50) membres de la SC-IGF à la date et à l’endroit choisis par le secrétaire.

10.3 Seuls les éléments prévus à l’avis de convocation de l’assemblée générale annuelle ou d’une réunion spéciale peuvent être discutés lors de l’assemblée générale annuelle ou de la réunion spéciale.  Cependant, si les deux tiers (2/3) des membres présents à l’assemblée générale annuelle ou à la réunion spéciale y consentent, des éléments nouveaux ou supplémentaires peuvent être ajoutés à l’ordre du jour, sauf sous la rubrique « Modification des règlements », et être discutés à une telle réunion, même si l’avis de convocation n’en faisait pas état.

10.4 À chaque assemblée générale annuelle de la SC-IGF, le Conseil d’administration présente aux membres les états financiers et le rapport le plus récent du réviseur financier; les directeurs sont élus; les réviseurs financiers nommés; les frais d’adhésion de la SC-IGF approuvés et toute autre question peut être discutée en autant qu’elle ait été mise à l’ordre du jour de façon appropriée.

10.5 À l’assemblée générale annuelle de la SC-IGF, la présence de dix (10) membres constitue un quorum.

11.1 Le secrétaire doit aviser chaque membre de la tenue de toute assemblée générale annuelle ou spéciale des membres. Cet avis de convocation doit être reçu dix (10) jours avant la tenue de la réunion.

11.2 Un calendrier annuel des réunions régulières du Conseil d’administration sera fourni aux directeurs au début de chaque année financière. Le secrétaire doit aviser chaque directeur au moins cinq (5) jours à l’avance de toute réunion spéciale du Conseil d’administration.

11.3 Le Comité des candidatures doit aviser les membres de l’appel des candidatures des directeurs trente (30) jours avant la tenue de l’assemblée générale annuelle de la SC-IGF.

11.4 Tous les avis de convocation d’une réunion doivent être publiés sur le site web de la SC-IGF et envoyés à la dernière adresse du membre, tel qu’inscrite aux dossiers de la SC-IGF.  Aucune erreur ou omission dans la transmission de l’avis de convocation d’une assemblée annuelle ou spéciale des membres n’invalidera une telle réunion ou n’annulera les décisions prises à cette réunion. Tout membre peut en tout temps renoncer à l’avis de convocation d’une telle assemblée et peut ratifier, approuver et confirmer certaines ou toutes les décisions prises lors de la réunion.

12.1 Lors de toute réunion des membres, chaque membre présent aura un (1) vote et en cas d’égalité des votes, le président aura la voix prépondérante.

12.2 À toute réunion du Conseil d’administration, chaque directeur présent a un (1) vote et le président a voix prépondérante dans l’éventualité d’un partage des votes.

14.1 Les recettes de la SC-IGF sont déposées au crédit de la SC-IGF dans une banque à charte, une société de fiducie ou une autre institution financière approuvée par le Comité exécutif le cas échéant.  Ces fonds ne pourront être retirés qu’au moyen de chèques signés par deux (2) membres nommés par résolution du Comité exécutif.

14.2 Le Conseil d’administration peut autoriser le trésorier à investir les fonds de la SC-IGF conformément à la politique de placement approuvée par le Conseil d’administration.

15.1 Lors de chaque assemblée générale annuelle de la SC-IGF, les membres doivent nommer une personne qualifiée qui effectuera une révision indépendante des comptes de la SC-IGF et préparera les états financiers en fin d’exercice.  Le réviseur financier occupera ce poste jusqu’à la présentation de son rapport.  Le rapport est présenté lors de la prochaine assemblée générale annuelle de la SC-IGF.  Si la personne nommée ne peut répondre aux exigences du poste, le Conseil d’administration peut nommer une autre personne pour combler cette vacance et la nouvelle personne ainsi nommée occupera le poste pour le restant du mandat.

15.2 La personne nommée a le droit d’être entendue à toute réunion du Conseil d’administration ou de la SC-IGF pour présenter toute question qu’il ou elle veut discuter portant sur les comptes ou les états financiers de la SC-IGF.

16.1  Le sceau de la SC-IGF doit comporter les mots « Institut de la gestion financière du Canada – Section de la Capitale » et « Financial Management Institute of Canada – Capital Chapter » et le Conseil d’administration en déterminera la forme par résolution le cas échéant.

17.1 Les règlements de la SC-IGF peuvent être annulés ou modifiés par un règlement ayant reçu l’approbation d’au moins deux tiers (2/3) des directeurs et ratifié par un vote positif d’au moins deux tiers (2/3) des membres présents à la réunion dûment convoquée pour examiner le dit règlement.

17.2 Les modifications proposées aux règlements doivent être communiquées aux membres au moins trente (30) jours avant la réunion dûment convoquée pour examiner le dit règlement.

18.1 En cas de conflit d’interprétation quant à l’intention ou la signification des règlements, l’interprétation du Conseil d’administration prévaudra.

19.1 Aucun membre de SC-IGF ne doit recevoir de gain pécuniaire, de bénéfices ou profit, accidentel ou autre, des activités, comptes financiers et ressources de SC-IGF, sauf tel que prévu par ces règlements.

19.2 La SC-IGF peut initier des contrats ou négociations avec des membres, des membres élus du Conseil d’administration, des membres nommés au sein de comités ou des représentants autorisés de la SC-IGF, et de toute corporation, société en nom collectif ou association dans laquelle un ou plus des directeurs de la SC-IGF, des membres nommés ou représentants autorisés sont des directeurs ou officiers, y possèdent un intérêt financier, ou sont employés de l’autre organisme, en autant que les conditions suivantes soient respectées :

1. Les faits concernant la relation ou l’intérêt en ce qui concerne le contrat ou la transaction sont pleinement divulgués au Conseil d’administration avant le début d’un tel contrat ou d’une telle transaction.
   
   
2. Le Conseil d’administration autorise de bonne foi le contrat ou la transaction par un vote majoritaire des directeurs qui n’ont aucun intérêt dans le contrat ou la transaction.
   
   
3. Le contrat ou la transaction est équitable envers la SC-IGF et conforme aux lois et règlements de la juridiction pertinente dans laquelle l’Institut est incorporé ou enregistré au moment où le contrat ou la transaction est autorisée, approuvée ou ratifiée par le Conseil d’administration.

19.3 Tous les directeurs, membres de comités nommés et représentants autorisés de la SC-IGF doivent agir de manière indépendante et consistante avec leurs obligations envers la SC-IGF et les lois pertinentes, sans égard à toutes autres affiliations, adhésions ou postes.

19.4 Tous les directeurs, membres de comités nommés et représentants autorisés  doivent divulguer tout intérêt ou affiliation qu’ils peuvent avoir avec une entité ou un individu avec lequel la SC-IGF a initié, ou pourrait initier, des contrats, ententes ou toutes autres transactions d’affaires, et doivent s’abstenir de voter ou d’influencer la considération de ces questions.